Undangan.

Bagi anda yang ingin memperdalam ilmu HR Management, kami undang untuk bergabung pada Indonesia HR Forum di jejaring professional Linkedin. Silahkan buat Akun (ID) anda di Linkedin, kemudian cari group Indonesia HR Forum, dan tekan tombol Joint In

BASIC HR MANAGEMENT

Bagian Tiga.

Oleh: Simon J. Sibarani

Fungsi HR Management.

Sebagai salah satu bagian unit kerja dari suatu organisasi, maka, HR Management memiliki fungsi tugas yang bertujuan mendukung pencapaian target organisasi melalui sumber daya manusia.

Fungsi HR Management dapat dikelompokkan pada dua kagtegori, yaitu:

1. Fungsi managerial secara umum, dan

2. Fungsi operasional sebagai penanggung jawab pengelolaan SDM.

1. Fungsi Managerial secara umum

Sebagaimana umumnya unit kerja yang bertugas menjalankan fungsi managerial, maka HR Management pun harus menjalankan fungsi fungsi managerial, dalam hal ini kami pergunakan metode POAC, yaitu sebagai berikut.

a. Planning (Perencanaan)

b. Organisation (Pengorganisasian).

c. Actuating (melaksanakan / meng-implementasikan)

d. Controlling (Pengawasan / pengendalian)

2. Fungsi Operasional sebagai penanggung jawab pengelolaan SDM

Berbagai literatur tentang Dasar dasar HR Management, secara garis besar memperkenalkan fungsi fungsi HR Management antara lain sebagai berikut:

v Pengembangan Organisasi (Organisation Development)

v Perencanaan Tenaga Kerja (Manpower Planning).

v Perekrutan (Recruitment).

v Orientasi / Pengenalan Tempat Kerja (Induction).

v Pengembangan SDM (Training).

v Pemeliharaan Hubungan Ketenagakerjaan (Industrial Relation)

v Imbal jasa dan Isentif tambahan (Compensation & Benefit)

v Perencanaan dan pengembangan Karir (Career Plan & Navigation)

v Pemberian Penghargaan dan Sanksi (Rewards & Punishment).

v Pemutusan Hubungan Kerja.

Dengan demikian, fungsi managerial dan fungsi operasional HR Management dapat ditabulasikan sebagai berikut.

Kemudian, bilamana filosofi dan konsep KAIZEN di-implementasikan pada fungsi HR Management, tabulasinya adalah sebagai berikut:

Setiap konsep HR Management yang ditawarkan oleh berbagai pakar menawarkan gaya yang berbeda beda tentang fungsi HR Management, sesuai dengan keyakinan masing masing pakar.

Namun satu hal yang terasa kurang adalah, masing masing konsep tidak menonjolkan apa yang harus dicapai untuk merealisasikan pencapaian target HR Management itu sendiri. Seyogyanya, target HR Management terlebih dahulu harus diuraikan pada pemilahan target, yaitu, target apa yang harus dicapai oleh masing masing sub unit kerja yang berada dibawah subordinasi HR Management.

Bilamana dimuka telah disebut bahwa target HR Management adalah untuk memberikan kontribusi yang optimal dalam mendukung pencapaian target perusahaan, melalui sumber daya manusia, maka, untuk mencapai target HR Management tersebut, yang harus dilakukan oleh sub unit kerja dibawah HR Management adalah:

1. Mengadakan, mengembangkan dan mengintensifkan penggunaan sumber daya manusia, dengan tujuan agar setiap tenaga kerja memberi hasil yang paling efektif dan efisien (produktif). Di dalam struktur organisasi lazim dikenal sebagai Sub Unit HRD (Human Resources Development / Pengembangan SDM).

2. Pemeliharaan hubungan ketenagakerjaan dengan tujuan agar tenaga kerja merasa betah bekerja dan loyal terhadap perusahaan. Dalam struktur organisasi HR Management, lazim disebut sebagai Sub Unit Industrial Relation (IR).

3. Pemberian imbal jasa dan penghargaan dengan tujuan untuk membangun dan meningkatkan motivasi kerja para tenaga kerja. Di dalam struktur organisasi HR Management, banyak yang menyebutnya sebagai Compensation & Benefit (C&B) akan tetapi saya lebih memilih menyebutnya sebagai Remuneration & Reward (R&R).

Dengan demikian, struktur organisasi HR Management, secara ringkas dapat digambarken sebagai berikut:

1. Divisi / Departement : HR Management, akhir akhir ini mulai disebut sebagai Human Capital (HC) Management., membawahi (mengkoordinasi):

a. Department / Sub Department : Human Resources Development (HRD).

b. Department / Sub Department : Industrial Relation

c. Department / Sub Department : Remuneration & Rewards

Perlu diperhatikan bahwa pemberian nama atas unit kerja, sebaiknya dengan mempertimbangkan dampak psikologis yang dapat ditimbulkan pada paradigma (mindset) karyawan yang bekerja pada unit kerja tersebut. Saya contohkan pengalaman saya untuk memperbaiki kinerja suatu perusahaan. Salah satu keluhan perusahaan tersebut adalah mesin mesin yang sering rusak dan membuat produksi berhenti. Nama unit kerja yang bertugas memperbaiki dan memelihara mesin disebut “Bagian Bengkel” (Repair Workshop). Saya menganjurkan agar nama unit kerja tersebut dirubah menjadi “Bagian Maintenance”. Pada awalnya, pihak perusahaan mentertawakan anjuran saya, akan tetapi setelah nama unit kerja tersebut dirubah menjadi Bagian Maintenance, terjadi perubahan paradigma dan sikap kerja karyawannya, dari yang tadinya menunggu mesin rusak menjadi merawat mesin agar tidak rusak. Itulah dampak dari sebuah nama. Hal seperti itu tidak terkecuali pada bidang apa pun, termasuk unit kerja di dalam manajemen SDM.

Satu sub unit kerja yang tidak disebut diatas, karena merupakan optional, tergantung kondisi lapangan kerja yang dihadapi oleh karyawan adalah Department / Sub Department Safety & Facility. Hal ini terutama sangat essesensial bagi perusahaan yang kondisi tempat kerjanya mengandung resiko yang tinggi atas kecelakaan kerja seperti usaha pertambangan, pengeboran minyak, yang harus menyediakan fasilitas pertolongan pertama pada kecelakaan (P3K) yang sering membutuhkan tenaga dokter dan harus dikelola dengan baik. Kemudian ada lagi kebutuhan facilitas perumahan (pemukiman) untuk lapangan kerja yang lokasi kerjanya terpencil dan jauh dari pemukiman umum, seperti usaha agro bisnis (perkebunan) bahkan ada juga perusahaan manufaktur, yang karena lebih membuthkan kedekatan pada sumber bahan baku, seperti pabrik pulp yang membutuhkan bahan baku kayu dari hutan.

Selain masalah resiko dan kondisi lapangan kerja, ada faktor lain yang harus menjadi pertimbangan dalam menyusun dan menetapkan gaya manajemen SDM, yaitu,  HR Management gaya seperti apa yang sesuai untuk masing masing bidang usaha?

Pemilahan pertama adalah kondisi pasar yang harus dihadapi oleh masing masing bidang usaha. Bahwa akibat dari perkembangan dunia industri, ada 2 jenis pasar yang harus dihadapi oleh masing masing bidang usaha, yaitu

1. Pasar Produsen, dan

2. Pasar Konsumen.

Yang dimaksud dengan Pasar Produsen adalah kondisi pasar yang dapat dikuasai oleh produsen. Hal ini terjadi pada pasar dimana supply komoditi masih terbilang kurang dibandingkan dengan permintaan pasar. Contoh nyata untuk hal ini adalah seperti pasar yang dihadapi oleh bidang usaha pertambangan minyak (oil company). Deposit dan suplly minyak (BBM) yang terbatas, memberi peluang bagi usaha pertambangan minyak untuk berproduksi sebanyk mungkin, dan tidak ada kekuatiran minyak tidak laku. Untuk bidang usaha ini, pengusaha tidak bisa membuka usaha baru atau melakukan ekspansi berdasarkan kehendak sendiri, karena membuka usaha baru atau melakukan ekspansi dibatasi oleh sumber yang terbatas.

Kondisnya akan berbeda pada bidang usaha yang “terlanjur terjebak” pada Pasar Konsumen. Yang dimaksud dengan Pasar Konsumen adalah, karena penawaran (supply) sudah lebih banyak dari permintaan pasar, dan konsumen bebas memilih untuk membeli barang hasil produsen mana yang dia sukai. Untuk bidang usaha ini, pengusaha secara bebas bisa membuka usaha baru atau melakukan ekspansi, tergantung pada kemampuan dalam merebut atau memperluas pangsa pasar. Dan kemampuan untuk merebut atau memperluas pangsa pasar, sangat tergantung pada sumber daya manusia yang mengerjakan proses produksinya.

Kelompok usaha yang menghadapi Pasar Konsumen, masih dapat dibagi lagi berdasarkan pertimbangan konsumen untuk memilih dan membeli produks / jasa usaha. Walaupun semua faktor pertimbangan pada umumnya selalu mempengaruhi konsumen untuk membeli produk atau jasa suatu usaha, namun, ada faktor pertimbangan yang diutamakan untuk membeli produks atau jasa tertentu. Misalnya, pilihan dengan pertimbangan “kepercayaan” seperti usaha asuransi, atau pilihan dengan pertimbangan “kenyamanan dan keamanan” seperti usaha transportasi dan perhotelan, kemudian, pilihan dengan pertimbangan atas “kualitas dan harga”, untuk barang barang hasil produksi manufaktur

Semua faktor pertimbangan tersebut, harus menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun dan menjalankan strategi manajemen SDM, yaitu menyelaraskan strategi manajemen SDM terhadap strategi usaha perusahaan, sehingga dengan demikian, manajemen SDM dapat dikatakan sebagai Strategic Partner.

Studi kasus 03:

1. Coba sebutkan dan kelompokkkan, fungsi fungsi manakah yang sebaiknya dimasukkan pada masing masing kelompok kerja berikut?

a. HRD.

b. Industrial Relation,

c. Remuneration & Rewards.

2. Tenaga kerja seperti apa  yang cocok / sesuai,  dan gaya manajemen SDM seperti apa yang seharusnya dilakukan pada bidang bidang usaha:

a. Pertambangan

i. Minyak & Gas

ii. Mineral (emas, nikkel, batubara dsb).

b. Jasa Konstruksi

c. Transportasi (Udara, Laut dan Darat).

d. Perhotelan & Restoran.

e. Manufaktur:

i. Capital Intensif Manufactur

ii. Labor Intensif Manufactur

f. Usaha Distribusi / Logistic

g. Usaha Retail.

----------------

Kembali kepada masalah struktur organisasi HR Management. Pembagian tugas HR Management pada 3 sub unit kerja, tidak harus selalu berkaitan dengan penempatan tenaga yang menangani tugas tugas tersebut.

Misalkan untuk perusahaan kecil, bisa saja semua tugas tugas tersebut ditangani oleh hanya 1 (satu) orang petugas. Dia menangani seluruh tugas tugas HR, namun dia harus tetap memperlakukan bahwa tugasnya terbagi atas 3 kelompok tugas dengan target masing masing yang harus dicapai, yaitu:

Tugas Pertama, Mengupayakan intensifikasi penggunaan tenaga kerja, dengan cara mempertahankan jumlah tenaga kerja yang seminimal mungkin, untuk mengerjakan tugas yang harus dilaksanakan (HRD).

Tugas Kedua, Menciptakan hubungan ketenagakerjaan yang harmonis dan akrab, sehingga karyawan merasa betah untuk bekerja selamanya pada perusahaan (Industrial Relation). Tugas hakiki dari sub unit kerja ini seyogyanya harus lebih fokus pada upaya mencegah timbulnya kasus perburuhan, bukan fokus pada penyelesaian masalah perburuhan.

Tugas Ketiga, Menyusun sistim Remuneration & Rewards yang mampu membangun motivasi karyawan untuk meningkatkan kompetensi dan prestasi kerjanya. Dalam hal ini termasuk tugas tugas penilaian karyawan (Performance Appraisal) dan Promosi Jabatan (Career Management). (Remuneration & Rewards).

Untuk Perusahaan yang lebih besar, misalnya, karena pekerjaan Sub Unit, apakah pada HRD, atau pada Industrial Relation atau pada Remuneration & Reward telah ditempatkan tenaga pembantu dengan Jabatan Staff, maka untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management selayaknya diberi sebutan jabatan sebagai Kepala Seksi (Section Head). Harus pula diperhatikan, bahwa, walaupun pada dasarnya tugas tugas dari sub unit telah didelegasikan pada Staff, akan tetapi ada bagian tertentu dari sub unit tersebut yang tetap harus ditangani oleh pimpinan HR Management. Misalnya dalam pembuatan struktur organisasi, walaupun pembuatan gambar denahnya dilakukan oleh staff, namun ketetapan tentang format dan struktur organisasi adalah merupakan tugas pimpinan HR Management yang harus berkoordinasi dengan pimpinan lain. Demikian pula dengan tugas rekrutment. Walau yang mengeluarkan pengumuman / iklan lowongan kerja dilakukan oleh staff, namun dalam memutuskan calon mana yang akan diterima, adalah meruapakan wewenang pimpinan HR Management yang harus berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja yang membutuhkan karyawan baru. Demikian selanjutnya untuk tugas tugas lain, harus dibagi (ditetapkan), tugas mana yang didelegasikan kepada bawahan, dan tugas.  mana yang tetap harus ditangani oleh pimpinan. Pada organisasi perusahaan yang lebih besar pun, hal ini harus ditetapkan.

Untuk perusahaan yang lebih besar lagi, misalnya, karena jumlah karyawan sudah sangat banyak, maka untuk sub unit pekerjaan perhitungan dan pembayaran gaji serta tugas pelaksanaan penilaian prestasi karyawan dan proses promosi karyawan, memerlukan beberapa orang tenaga kerja, maka untuk memimpin sub unit tersebut harus ditetapkan 1 orang sebagai Supervisor. Oleh karena itu, untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management, harus ditetapkan jabatan minimal Section Head dan bisa juga sebagai Manager, tergantung pada bobot grade dari jabatan tersebut

Untuk perusahaan yang lebih besar lagi, dan oleh karena itu, jabatan untuk yang memimpin sub unit telah diberikan jabatan Section Head, maka untuk yang memimpin seluruh tugas HR Management, jabatannya harus disebut Manager.

Semua sub unit atau tugas tugas di dalam ruang lingkup HR Management, harus saling terkait dan harus torkoordinasi secara sejajar dan sinkron. Sehingga tidak ada istilah atau sebutan sebagai Generalis atau Specialist. Bahwa yang layak menjadi pimpinan HR Management, adalah orang yang sudah pernah menangani / memimpin seluruh tugas tugas dari sub unit yang ada dalam ruang lingkup HR Management. Untuk itu harus dilakukan Job Rotation.

Bilamana karena kebutuhan perusahaan, untuk yang memimpin salah satu sub unit kerja diberi jabatan sebagai Manager, maka untuk yang memimpin seluruh unit kerja HR Management seharusnya diberi jabatan General Manager. Demikian selanjutnya, sehingga untuk skala perusahaan yang sangat besar, yang memimpin seluruh tugas tugas HR Management ditempatkan jabatan Direktur HR.

Studi kasus 04:

Apa yang harus dilakukan sebagai proses kaderisasi untuk mempersiapkan calon HR Manager?

Bersambung ke Bagian 04