PERSONNEL MANAGEMENT = HR MANAGEMENT?

Oleh: Simon J. Sibarani / Yosibara Consultant

Apabila penulis menawarkan paket training tentang HR Management dan menjelaskan bahwa penulis akan memberi gambaran yang sesungguhnya tentang apa yang dimaksud dengan HR Management, sepertinya banyak yang meremehkan dan menganggap bahwa pelajaran tersebut sudah kuno, dan banyak yang beranggapan bahwa mereka sudah tahu hal itu sejak dulu. Tetapi, apakah benar demikian?

Kalau saya menyimak komentar banyak praktisi HR tentang Personnel Management dan HR Management, saya melihat bahwa sesungguhnya mereka tidak mempunyai gambaran yang jelas dan tegas tentang apa yang dimaksud dengan Personnel Management dan apa yang dimaksud dengan HR Management. Contohnya, ada praktisi HR yang menyatakan ”kami tidak lagi melakukan kegiatan Personnel Management, akan tetapi sudah melakukan kegiatan HR Management”. Apakah ungkapan tersebut dapat dibenarkan? Apakah memang Personnel Management telah berubah menjadi HR Management?

Ada juga ungkapan yang mengatakan bahwa munculnya konsep HR Management adalah merupakan perubahan visi tentang pengelolaan SDM di dalam perusahaan, benarkah demikian? Bila memang hal itu adalah “perubahan”, tentunya yang dimaksudnya adalah “konsep baru menggantikan konsep lama”, dan dengan demikian konsep lama sudah tidak ada / tidak diperlukan lagi. Benarkan demikian?

Semua pendapat tersebut memang ada benarnya, akan tetapi sesungguhnya bukan itu yang dimaksud dengan HR Management. Untuk mengetahui lebih jelas, mari kita telaah mulai dari latar belakang sejarah munculnya masing masing konsep tersebut.

Pada masa masa awal, pelajaran Personnel Management (Management Personalia) selalu menyebutkan bahwa bentuk hubungan ketenaga kerjaan dimulai dalam bentuk perbudakan. Bentuk perbudakan sudah ada sejak jaman Mesir kuno pada waktu membangun pyramid, dan pada masa kekaisaran Dinasti Qin Sing Huan Ti di China waktu membangun Tembok Raksasa (Great Wall).

Waktu itu, perbudakan adalah merupakan bentuk hukuman terhadap seseorang yang melakukan kejahatan, atau seseorang yang mempunyai hutang tetapi tidak sanggup membayar hutangnya.  Selain itu, ada juga orang yang karena tidak mampu memenuhi kebutuhan hidupnya, lalu menyerahkan diri menjadi budak pada seseorang majikan.

Setelah bangsa Eropah beremigrasi ke Amerika, dan banyak diantara mereka yang membuka perkebunan disana, khususnya di Amerika bagian selatan, seperti perkebunan tebu atau perkebunan kapas, muncullah kebutuhan akan tenaga kerja dalam jumlah yang banyak. Lalu, pada masa yang bersamaan, bangsa bangsa Eropah yang melakukan perdagangan ke benua Afrika, mendapat kesempatan untuk memperoleh budak dengan sistim barter. Tetapi lama kelamaan, akibat meningkatnya permintaan dan “harga” budak di Amerika, lalu mereka melakukan perburuan, menangkapi orang orang Afrika dan membawa mereka ke Amerika.

Perkembangan berikutnya, seiring perkembangan industri di Amerika bagian Utara, hal itu telah membuat banyak budak yang lari dari perkembunan di Amerika bagian selatan, dan mengadu nasib menjadi pekerja industri di Amerika bagian utara, karena upah yang lebih besar serta kebebasan hidup sebagai manusia yang merdeka. Hal inilah yang memicu terjadnya perang saudara antara Amerika bagian utara dengan Amerika bagian selatan. Abraham Lincoln adalah aktivis yang memperjuangkan penghapusan sistim perbudakan. Dan ketika dia menjadi Presiden Amerika Serikat, dikeluarkanlah undang undang yang melarang perbudakan. Dan konon, menurut cerita, hal itulah salah satu pemicu mengapa Abraham Lincoln di bunuh, dan dituduh didalangi oleh kelompok yang mendukung sistim perbudakan.

Pada perkembangan berikutnya, terlepas dari perdebatan politik perburuhan antara paham sosialisme (Marxisme) dan paham kapitalisme (Adam Smith), seiring dengan pesatnya pertumbuhan industri, telah memunculkan berbagai protes terhadap sikap pengusaha dalam mempekerjakan buruh, khususnya pada masalah jam kerja. Memasuki abad ke 19, pada 1 Mei 1889, terjadi demo besar besaran yang dilakukan oleh sekitar 80.000 buruh di Amerika, menuntut agar jam kerja dikurangi dari antara 18 jam – 20 jam per hari, menjadi 8 jam per hari. Dan inilah yang diperingati sebagai hari buruh (May Day) setiap 1 Mei.

Seiring dengan perkembangan hubungan ketenagakerjaan tersebut, setiap majikan harus melakukan peng-administrasian. Pada masa perbudakan, administrasi pengelolaan budak tidak begitu penting, karena budak tidak digaji, cukup diberi makan. Paling paling majikan melakukan administrasi pengelolaan budak adalah pada saat melakukan jual beli budak, atau pada saat lelang budak.

Akan tetapi memasuki era revolusi industri, terutama dengan munculnya revolusi buruh yang menuntut perbaikan hak hak buruh, termasuk kepastian hubungan kerja (job security) maka administrasi ketenaga kerjaan, dibutuhkan pada level yang lebih rumit, dan muncullah konsep konsep tentang fungsi personalia, seperti rekrutment, pengaturan dan pencatatan jam kerja, penghitungan upah dan lain lain. Dan inilah awal dari Administrasi Personalia (Personnel Administration) dan kemudian berubah menjadi Personnel Management, seiring dengan munculnya konsep konsep manajemen.

Maka, fungsi dan target Manajemen Personalia (Personnel Management) adalah untuk memberi rasa aman melalui kepastian tentang hubungan kerja, tidak akan dipecat sewaktu waktu tanpa alasan, kepastian untuk mendapatkan upah sesuai dengan jam kerjanya.

Oleh karena itu, fungsi Personnel Administration atau Personnel Management adalah untuk melakukan dokumentasi tentang adanya hubungan ketenagakerjaan, dan dokumentasi tentang hak dan kewajiban (hubungan keperdataan) antara majikan dan pekerja. Oleh karena itu pula, selama hubungan ketenagakerjaan serta hak hak dan kewajiban (hubungan keperdataan) harus didokumentasikan dalam bentuk perjanjian kerja, maka selama itu pula Personnel Management atau Personnel Administration tidak mungkin ditiadakan / dihapus. Seandainya pun pengelolaan tenaga kerja berkembang pada taraf HR Management, fungsi fungsi Perspnnel Management atau Personnel Administration harus tetap ada.

Munculnya konsep HR Management memang tidak begitu terlihat nyata, apalagi, objek atau topik pembahasan adalah tetap sama, yaitu “pengelolaan manusia” atau “pengelolaan tenaga kerja”. Dan sebelum munculnya terminology HR Management, sebenarnya, pada tahun 1970an sudah muncul pembahasan mengenai perlunya mengelola manusia sebagai faktor pendukung produktivitas, dan pada saat itu disebut sebagai Man Management atau Manpower Management.

Munculnya kesadaran tentang pengaruh manusia (tenaga kerja) terhadap produktivitas adalah setelah Prof. Elton Mayo dari Harvard University melakukan penelitian dan eksperiment pada perusahaan Western Electric Company Works di Cicero – Ilinois – Amerika, yang dikenal sebagai Eksperimen Howthorne. Hasil dari Howthorne Experimen telah menjungkir balikkan konsep manajemen yang muncul sebelumnya, yang mengatakan bahwa produktivitas adalah tergantung pada peralatan dan prasarana, seperti lay out dan cahaya penerangan tempat kerja produksi.

Ternyata, eksperimen Howthorne membuktikan bahwa produktibitas tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh perilaku tenaga kerja. Kemudian, perilaku tenaga kerja sangat dipengaruhi oleh tingkat perhatian manajemen terhadap pekerja. Kenyataan kenyataan inilah yang mendorong munculnya teori teori lain tentang perilaku manusia (yang sekarang disebut sebaga psikologi industry), seperti teori Maslow, Hezberg. Mc Gregor dan lain lain.

Intinya adalah, manusia atau pekerja adalah merupakan sumber daya (resources), sama seperti sumber daya yang lain, dan seharusnya dapat diberdayakan sebagai faktor pendukung untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Inilah yang dimaksud dengan HR Management.

Berdasarkan uraian diatas, kita tentu bisa mengambil kesimpulan tentang Personnel Management dan HR Management.

Personnel Management adalah merupakan tata kelola yang bertujuan untuk memberikan rasa aman (job security), agar pekerja terbebas dari perasaan kuatir kehilangan nafkah, karena sewaktu waktu bisa dipecat dari pekerjaannya.

Human Resources (HR) Management adalah merupakan tata kelola yang bertujuan untuk mendorong perilaku tenaga kerja untuk meningkatkan produktivitasnya, sebagaimana yang dikemukakan oleh Elton Mayo dalam bukunya Motivation.

Sebagai gambaran ringkas. Pada saat membicarakan bagaimana menghitung gaji agar tepat serta tidak mengecewakan pekerja, maka hal itu adalah merupakan ruang lingkup Personnel Management. Akan tetapi bila yang dibicarakan adalah sistim pengupahan yang mampu menumbuhkan motivasi pekerja untuk berprestasi, maka itu adalah ruang lingkup HR Management. Gambaran tersebut memperlihatkan sulitnya membuat suatu batasan yang jelas antara Personnel Management dan HR Management. Dan hal hal seperti inilah yang membuat banyak orang salah kaprah. Untuk proses pekerjaan penghitungan dan pembyaran gaji, kita tahu bahwa hal itu adalah merupakan tugas dari Personnel Management, akan tetapi, siapa yang harus melakukan perumusan sistim penggajian, sampai sekarang ini masih rancu.

Yang jelas, proses HR Mnagement (meningkatkan produktivitas pekerja) adalah sesuatu yang muskil, bila tidak didahului oleh Personnel Management (menciptakan rasa aman). Oleh karena itu pula penulis selalu beranggapan bahwa sulit berharap peningkatan produktivitas tenaga kerja pada pekerja (operator) yang dipekerjakan dengan sistim outsourcing.

Berikutnya tentang Human Capital (HC) Management

Munculnya pemikiran dan kemudian menjadi konsep HC Management pada tahun 1980an, adalah setelah dunia “terperangah” melihat perkembangan produk dan bisnis Jepang, seperti produk eletronik Sony, Panasonic dan lain lain, kemudian produk automotive Toyota dan Honda, yang mampu menerobos pasar di berbagai dunia, mengalahkan produk dari negara negara yang industrinya sudah lebih dulu maju dari Jepang. Bahkan, banyak perusahaan Jepang yang melakukan akuisisi terhadap perusahaan perusahaan asing yang bahkan di negara yang merupakan home base dari perusahaan yang diakuisisi. Dunia lalu bertanya tanya, apa yang membuat perkembangan produk dan bisnis Jepang begitu maju, sehingga mengalahkan produk mereka?.

Kejadian yang paling menonjol adalah kerusuhan yang terjadi di Detroit – Amerika. Industri automotive yang berpusat di Detroit Amerika Serikat, kehilangan sebagian besar pangsa pasar mereka di pasar Amerika sendiri, membuat industri automotive Amerika harus merumahkan banyak pekerjanya, dan menjadi pengangguran.

Hal ini telah memicu kemarahan Amerika, khususnya pada kelompok pekerja, dan terjadilah kerusuhan di Detroit, mobil mobil Jepang banyak dibakar, layaknya seperti peristiwa Malari di Jakarta.

Pemerintah Amerika Serikat lalu memerintahkan Menteri Perdagangan mereka, Malcolm Baldrige, untuk melakukan upaya revitalisasi industry Amerika, agar mampu bersaing terhadap industry Jepang. Malcolm Baldrige, lalu meminta para consultant industry di Amerika untuk melakukan penelitian ke Jepang, mencari tahu, apa yang menyebabkan industri Jepang mampu melakukan product development yang begitu hebat.

Hasil penelitian mereka menemukan bahwa yang dimiliki oleh Jepang dan yang merupakan pendorong kemajuan produk Jepang adalah dedikasi para pekerja Jepang, yang kemudian, para konsultant Amerika tersebut memperkenalkan konsep Employee Engagement, akan tetapi menurut penulis, dipahami secara salah kaprah oleh para consultant tersebut. Untuk lebih jelasnya, silahkan simak tulisan penulis pada http://www.yosibara.com/Rubrik-Indonesia/employee-engagement-realistiskah.html

Kesimpulannya adalah, bahwa yang dimaksud dengan Human Capital (HC) Management adalah proses dari tatakelola untuk mendorong kontribusi pekerja pada peningkatan daya saing perusahaan, melalui “product development” serta “customer satisfaction”

Maka, perkembangan atau gambaran dari konsep Personnel Management – HR Management – HC Management, dapat disimpulkan sebagaimana diagram disamping.

Melalui diagram tersebut terlihat bahwa HR Management bukanlah menggantikan Personnel Management, akan tetapi memperluas ruang lingkup pengelolaan SDM pada faktor peningkatan produktivitas (QCD),

Demikian pula dengan konsep HC Management. HC Management bukanlah menggantikan konsep Personnel Management atau HR Management, akan tetapi menambahkan visi pengelolaan SDM pada faktor product development dan customer satisfaction

Konsep HR Management dan HC Management sangat dibutuhkan dan dampaknya akan terlihat sangat jelas pada hospitality industry, services industry dan manufaktur, khususnya pada assembling plant, karena sangat dipengaruhi oleh perilaku kerja. Penulis tidak tahu secara jelas, bagaimana konsep HR Management dan HC Management dapat diaplikasikan pada bidang usaha pengeboran minyak / gas, sebab produktivitasnya adalah tergantung pada volume kandungan minyak di dalam bumi. Demikian pula dengan masalah kualitas produksi atau product development, apakah kualitas minyak dapat dipengaruhi oleh kontribusi pekerja atau tidak?. Demikian pula dengan pengaruh pekerja terhadap daya saing perusahaan, terutama karena pada sektor bisnis minyak masih berada pada level pasar produsen dan tidak ada persaingan pasar antar sesama perusahaan minyak. Seberapa banyak pun minyak diproduksi, pasti laku.  Demikian pula dengan masalah kualitas, setiap crude oil mempunyai jenis kualitasnya, dan sepanjang yang penuylis ketahui, tidak ada minyak yang tidak laku dijual karena cacat kualitas, sebagaimana yang merupakan momok dalam dunia manufaktur.

Selanjutnya adalah, bagaimana caranya HR Management atau HR Manager agar bisa meningkatkan produktivitas dan product development serta customer satisfaction melalui SDM (tenaga kerj)? Inilah yang merupakan inti permasalahan dalam konsep HR Management atau HC Management. Dan pembahasan tentang hal ini pula yang masih kosong, atau paling sedikitnya masih kurang dalam literatur atau kurikulum bidang studi HR Management.

Apakah mungkin, HR Department atau HR Manager secara sendirian dan secara langsung melakukan upaya optimalisasi produktivitas atau kontribusi SDM di dalam perusahaan? Sementara seluruh karyawan (kecuali karyawan HR Dept.) memiliki Manager yang enjadi atasannya langsung!. Bila HR Dept. atau HR Manager berhubungan secara langsung serta member perintah kepada line operator, itu sama saja dengan merusak tatanan organisasi bukan?!

Dalam kaitan inilah penulis melihat relevansi dari pemikiran Auren Uris, sebagaimana diutarakan dalam bukunya The Executive Handbook.  Bahwa fungsi dan tugs HR Management harus dibagi menjadi 2 lapisan, yaitu lapisan atas dan lapisan bawah. Lapisan bawah adalah untuk mengurusi tugas administrative atau Personnel Management, sedangkan lapisan atas adalah “memanage para manager”. Penulis tidak tahu, mengapa pemikiran Auren Uris ini tidak berkembang, tetapi yang menjadi populer adalah pemikiran Dave Ulrich.

Penulis mencoba membuat gambaran yang lebih jelas tentang pemikiran Auren Uris tersebut, bahwa seorang HR Manager mengelola HR Staff (personnel) untuk mengurusi tugas tugas Personnel Management, dan pada sisi atas, HR Manager harus menjadi penggagas, pengelola dan kordinator terhadap para Line Manager. Bilamana HR Manager tidak melakukan hal tersebut, maka sesungguhnya dia bukanlah HR Manager, hanya sebatas Personnel Manager.

Pada sisi lain, melalui pelaksanaan tugas tugasnya, para HR Staff harus member dukungan untuk terselenggaranya HR Management yang baik.

Pertanyaan berikutnya adalah “bagaimana seharusnya bentuk kelembagaan HR Management” tersebut?.

Bilamana pun Dave Ulrich telah mengajukan konsep HR Roles Distribution, akan tetapi, apa yang diajukan adalah merupakan puzzle puzzle dari pembagian tugas dan peran, namun bagaimana bentuk kelembagaannya, belum jelas.

Dalam kaitan inilah penulis tercerahkan melalui observasi dan training HR Management di Jepang, dimana HR Management di Jepang, juga involve dalam proses dan upaya peningkatan produktivitas di production line, yang kemudian penulis cocokkan dengan konsep Manajemen Kaizen. Hal inilah yang penulis sarikan dan dirangkum dalam materi training Strategic HR Management dengan pola manajemen Jepang, yang penulis beri nama “KAIZEN STRATEGY ON HR MANAGEMENT” sebagaimana dapat disimak pada http://www.yosibara.com/Indonesia-Silabi/kaizenstrategy-on-hrmanagement.html